Die neue E-Rechnung ab 2025: So bereiten Sie sich vor

E-Rechnungspflicht 2025: Was Sie unbedingt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine entscheidende Regelung in Kraft, die alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland betrifft: Ab diesem Stichtag müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Dieser Zeitpunkt markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Geschäftsvorgänge.

Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung basiert auf einer EU-Initiative, die darauf abzielt, den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen im B2B-Bereich effizienter und transparenter zu gestalten. In Zukunft soll der Rechnungsaustausch ausschließlich über elektronische Formate erfolgen, wodurch Papier- und PDF-Rechnungen nach und nach ersetzt werden.

Unternehmen, die diesen Übergang verpassen, könnten bald Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr haben. Es ist daher zwingend notwendig, sich mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen und Übergangsregelungen auseinanderzusetzen und die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung zu kennen. Ferner sollten Unternehmer und Freiberufler sich jetzt mit passenden Softwarelösungen auseinandersetzen, um den Übergang effizient zu gestalten, von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren und professionell mit ihren Kunden zu interagieren.

Was ist eine E-Rechnung und warum PDF nicht mehr ausreicht!

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, welches elektronisch übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen können die Daten direkt von Softwareprogrammen ausgelesen und verarbeitet werden. Dies ermöglicht eine vollständig digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung. Die wesentlichen Vorteile liegen dabei auf der Hand:

• Vereinfachte Rechnungsstellung,
• Kürzere Bearbeitungszeiten und schnellere Zahlungen,
• Automatisierte Erstellung, Validierung und Verarbeitung beim Kunden,
• Fehlerreduktion, Einsparungen bei Papier- und Portokosten,
• Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten.

Gesetzlicher Rahmen und Fristen

Die Regelungen zur Verwendung der E-Rechnungen werden stufenweise bis zum 1.1.2028 implementiert. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, verpflichtend.

Für den B2B-Bereich gibt es vorerst keine allgemeine Pflicht, jedoch, besteht für alle Unternehmer in Deutschland ab dem 1.1.2025 die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können.

Übergangsfristen bis 2027 erlauben es dennoch, weiterhin Papierrechnungen und nicht konforme E-Rechnungen zu übermitteln, sofern der Empfänger zustimmt und bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.

Gängige Formate für E-Rechnungen

In einem ersten Schritt – vor Auswahl der Software zur E-Rechnungserstellung – gilt es, ein gängiges Format zu wählen. Der Fokus liegt dabei auf den folgenden:

ZUGFeRD:

• Hybridformat mit XML und PDF-Komponente also auch mit klassischer „Rechnungsoptik“ und damit visuell überprüfbar,
• Besonders flexibel und im B2B-Bereich weit verbreitet,
• Nachteile: Nicht von allen öffentlichen Stellen akzeptiert.

XRechnung:

• Standardformat für den öffentlichen Sektor,
• Sehr strukturiert, aber ohne PDF-Komponente,
• Ideal für die Zusammenarbeit mit Behörden, weniger flexibel für B2B.

Softwareanbieter für E-Rechnungen

Für die Automatisierung und Vereinfachung der Rechnungsstellung empfiehlt sich der Einsatz spezieller Softwarelösungen. Nachfolgend eine exemplarische Auswahl:

sevDesk

• Format: Unterstützt ZUGFeRD und Xnung
• Vorteile: Sehr benutzerfreundlich, einfach zu integrieren, für Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert
• Nachteile: Für sehr spezialisierte Anforderungen möglicherweise weniger flexibel
• Kosten: Ab ca. 8 €/Monat

lexoffice

• Format: Unterstützt ZUGFeRD, XRechnung in Entwicklung
• Vorteile: Sehr intuitive Oberfläche, direkte Finanzamt-Anbindung (DATEV-kompatibel), ideal für kleine Unternehmen und Selbstständige
• Nachteile: XRechnung-Funktionalität noch in der Entwicklung
• Kosten: Ab ca. 7,90 €/Monat

Billomat

• Format: ZUGFeRD
• Vorteile: Einfache Bedienung, speziell für kleine und mittlere Unternehmen
• Nachteile: Keine vollständige Unterstützung von XRechnung
• Kosten: Ab ca. 9 €/Monat

FastBill

• Format: Unterstützt ZUGFeRD (XRechnung in Planung)
• Vorteile: Cloud-basiert, ideal für kleine Unternehmen und Freiberufler, einfache Bedienung
• Nachteile: Noch keine XRechnung-Funktion, begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
• Kosten: Ab ca. 8,99 €/Monat

EasyBill

• Format: Unterstützt ZUGFeRD, plant Integration von XRechnung
• Vorteile: Sehr einfach zu bedienen, viele Automatisierungsfunktionen
• Nachteile: XRechnung-Funktionalität noch nicht vollständig verfügbar
• Kosten: Ab ca. 7,99 €/Monat

Zusätzlich gibt es weitere Anbieter wie selbstverständlich Datev oder auch Papierkram.de, die ebenfalls Lösungen für E-Rechnungen anbieten. Viele der genannten Anbieter locken mit flexiblen Preisplänen und kostenlosen Testphasen.

Sollten Sie ein anderes Buchhaltungsprogramm nutzen, so klären Sie zuerst ab, ob dieses um eine E-Rechungsfunktionalität ergänzbar ist. Darüber hinaus sind kostenlose Programme, wie z.B. bspw. PDF24, WISO Mein Büro oder XRechnung-erstellen.com verfügbar. Nachteil ist hier, dass diese nur Generatoren sind, um einmalig eine E-Rechnung zu erstellen. Mit Archivierung und weiteren Funktionen sind auch hier Kosten von ca. 10 €/Monat verbunden.